Case Delta Lloyd

De financiële sector verkeert in een onzeker klimaat. Minder vertrouwen in banken en verzekeraars, strengere controle door toezichthouders en scherpere regelgeving zijn de dagelijkse realiteit. Hierdoor is het belangrijker dan ooit om de interne processen goed op orde te hebben en kosten zoveel mogelijk in de hand te houden. Daar komt bij dat nieuwe spelers in de verzekeringsmarkt zorgen voor steeds sterkere concurrentie. Consumenten worden alsmaar kritischer en vergelijken aanbieders online met elkaar. Dit stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de dienstverlening. Voor Delta LIoyd betekenen deze ontwikkelingen dat de focus de komende tijd ligt op klantbelang, verbetering van interne processen en kostenbeheersing.

Delta Lloyd Groep. Al sinds 1807 een vertrouwde partner voor verzekeringen, pensioenen, bankieren en beleggen. Zij brengt haar diensten en producten op de markt onder de merknamen Delta Lloyd, OHRA en ABN AMRO Verzekeringen. Met ruim 5.500 vaste medewerkers is Delta Lloyd Groep vooral actief in Nederland en België. Haar eigen vermogen bedraagt € 4,0 miljard en zij beheert beleggingen ter waarde van € 72 miljard.

De uitdaging: kostenbeheersing
Op het moment dat bezuinigingen en concurrentie druk leggen op een organisatie, wordt kostenbesparing een belangrijke drijfveer. Op het gebied van inkoop viel hier bij Delta Lloyd nog de nodige winst te behalen. Wim Weima, Directeur Procurement, vertelt: “Toen ik in deze functie begon was het inkoopbeleid van Delta Lloyd nog in opbouw. Het proces liep nog niet echt soepel en vond bovendien versnipperd plaats. Iedereen kon op eigen houtje overeenkomsten met leveranciers aangaan en bestellingen plaatsen. Het resultaat was dat er niet slim werd ingekocht  en er onnodig hoge kosten gemaakt werden. Een belangrijke doelstelling bij het verbeteren van het inkoopbeleid was dan ook om dit proces te centraliseren en de inkoopkosten terug te brengen.”

Complete, online oplossing
“Om het inkoopproces te stroomlijnen wilden we een automatiseringsoplossing waarmee we het volledige proces, van het beheren van leveranciers tot en met het afhandelen van facturen, onder controle konden krijgen. We kwamen uit op Esize omdat zij ons een geïntegreerde oplossing kon bieden: één systeem voor de ondersteuning van al onze inkoopprocessen. Precies wat we wilden. Bovendien is het een online (SaaS-)oplossing, met als belangrijkste voordeel dat we de applicatie niet in eigen onderhoud en beheer hoeven te nemen.”

Meer controle over uitgaven
“Voor een deel (met name IT en zakelijke dienstverlening) vinden nu bestellingen plaats via het centrale systeem. Ons inkoopproces verloopt daar nu een stuk sneller en efficiënter. De oplossing  helpt ons bovendien om volledig inzicht te krijgen in dit proces. Het systeem verschaft hierbij belangrijke informatie: wie zijn onze leveranciers, wat voor contracten hebben we met ze afgesloten, welke bestellingen lopen er momenteel en welke facturen moeten betaald worden? Wanneer je op ieder gewenst moment inzicht hebt in dit soort informatie, heb je meer controle over je uitgaven en kun je slimmer inkopen.”

Snelle afhandeling van facturen
“Sinds we met de software van Esize werken is er ook het nodige verbeterd ten aanzien van ons bestel- en betaalproces. Op het moment dat iemand nu iets bestelt, wordt er een order aangemaakt in het systeem. Deze order gaat - na akkoord - automatisch naar de leverancier. Op het moment dat de factuur binnenkomt ‘matcht’ het systeem de factuur automatisch met de bijbehorende order. Is er een match, dan wordt de factuur akkoord bevonden en klaargezet om betaald te worden. Probleemfacturen worden er automatisch uitgepikt. Het systeem neemt zo een groot deel van de administratieve handelingen uit handen en zorgt voor een snelle en zorgvuldige afhandeling van zo’n 12.000 facturen per jaar.”

Goedkeuring orders
Een ander voordeel van het factuursysteem is dat autorisatie vooraf  plaatsvindt. Weima: “Voorheen was het zo dat de goedkeuring van een order plaatsvond op het moment dat de factuur voor die bestelling binnen kwam. Maar op dat moment is er geen ruimte meer voor discussie en kan een levering niet meer teruggedraaid worden. Door het autorisatieproces naar voren te halen, kunnen we nu goedkeuring verlenen op het moment van de bestelaanvraag, dus nog voordat de order daadwerkelijk verstrekt wordt. We bepalen nu vooraf of er voldoende budget is voor een bestelling. Op deze manier komen we nooit meer voor verrassingen te staan.”

Efficiënt inhuurproces
Ook de inhuur van extern personeel wilde Delta LIoyd efficiënter laten verlopen. De organisatie automatiseert dit proces eveneens met Esize. Weima: “Tijdelijke krachten vullen bij ons zelf elektronisch hun urenstaat in, die vervolgens goedgekeurd wordt door een manager. Doordat dit proces volledig automatisch gaat, scheelt dit een hoop administratief werk. Maar de module biedt meer: de manager stuurt zelf een factuurvoorstel naar de leverancier. Alle facturen gaan hierdoor foutloos de deur uit en worden netjes op tijd betaald. Zo voorkomen we discussies over gemaakte uren achteraf, wat voorheen nog regelmatig voorkwam.” 

Verrassingen
Weima vindt het belangrijk dat hij niet voor verrassingen komt te staan in zijn functie. “Wanneer ik een compleet inzicht heb in onze leveranciers, bestellingen en betalingsverplichtingen, dan ben ik in control en mijn inkooporganisatie ook. En loopt het een keer niet lekker, dan geeft het systeem aan waar ik maatregelen moet treffen. Zo houd ik de controle.”