Case Trevin

Trevin. Een uniek samenwerkingsverband in de vorm van een Shared Service Centre. Opgericht als een zelfstandige coöperatie voor en door de woningcorporaties Intermaris Hoeksteen, Wooncompagnie en Woonwaard Noord-Kennemerland. De organisatie is actief op het gebied van o.a. Inkoop en ICT. Daarnaast ondersteunt Trevin bij het delen van kennis en innovaties. Voor het vastleggen en delen van informatie over leveranciers en contracten werkt de organisatie met de inkoopoplossingen van Esize.

De uitdaging: grip op contracten
Met de module Contract Management kan Trevin leverancierscontracten centraal registreren en monitoren, waarbij er bewaking plaatsvindt op bijvoorbeeld het aflopen van contracten. Op deze manier voorkomt Trevin stilzwijgende contractverlengingen, kunnen op tijd heronderhandelingen plaatsvinden op contracten en kunnen de afspraken beter worden gedeeld met de gebruikers in de organisatie. Zo is er meer grip op leverancierscontracten en is er sprake van meer transparantie in het inkoopproces.

Eenvoudig informatie delen 
Wanneer gezamenlijk contracten worden afgesloten, dan is het van groot belang dat de gemaakte afspraken op een doeltreffende en eenvoudige manier worden gecommuniceerd met de medewerkers van de drie woningcorporaties. Op deze manier kan de organisatie beter sturen op kwaliteit en optimaal gebruik maken van de schaalvoordelen. "De verschillende organisaties, afdelingen en medewerkers hebben vaak hun leveranciersafspraken en contracten in Excel-sheets staan. Door centrale registratie ontstaat nu gemeenschappelijk inzicht en kunnen we zoeken naar betere afspraken met onze leveranciers", aldus Harco Bouwman, Manager Inkoop van Trevin. "Uiteindelijk willen we met een druk op de knop inzicht hebben in onze uitgaven, met als doel kosten besparen en transparantie verhogen en als professionele inkooporganisatie hierop acteren"

De weg naar verbetering   
Trevin heeft uitgebreide wensen en eisen voor het systeem opgesteld. Hierbij zijn meerdere leveranciers met elkaar vergeleken. Uiteindelijk koos Trevin voor Esize. De belangrijkste redenen om voor deze partner te kiezen zijn de samenwerking met AVE services en een aantal andere woningcorporaties, gestandaardiseerde software op basis van Software as a Service (SaaS), goede aansluiting op de eisen en wensen van Trevin (onder andere gebruiksvriendelijkheid), gunstige prijsstelling en lage TCO (Total Cost of Ownership) en focus op productontwikkeling van de leverancier.

Aan de slag   
Trevin liet er geen gras over laten groeien. Zij zijn zo snel mogelijk begonnen met het invoeren van hun contracten om zo snel grip te krijgen op de leveranciersafspraken. "We hebben bewust voor dit systeem gekozen vanwege  de schaalbaarheid, uitgebreide functionaliteiten en de ervaring en professionaliteit van Esize als organisatie", zegt Harco Bouwman.

Eerste stap naar een professionele inkooporganisatie 
Er is een hoog ambitieniveau bij Trevin. Contractbeheer en leveranciersmanagement is een eerste stap. Verdere automatisering van inkoopgerelateerde bedrijfsprocessen, zoals projectmanagement, bestellen,  inhuur van extern personeel en factuurverwerking horen tot mogelijke opties. "We zien de verdere mogelijkheden en willen daar zo snel als mogelijk mee aan de slag, zodat we onze inkoopprocessen nog verder kunnen optimaliseren".