Case Robeco

Voor vermogensbeheerders is het van wezenlijk belang om risico’s goed te managen en kosten zoveel mogelijk in de hand te houden. Zij beheren en beleggen immers het vermogen van derden. Dit legt druk op de bedrijfsvoering. Deze moet zo efficiënt mogelijk zijn om verrassingen te voorkomen en concurrentievoordeel te behalen. Voor Robeco betekent dit dat zij haar interne processen scherp in de gaten houdt en waar nodig professionaliseert. 

Robeco. Een toonaangevende vermogensbeheerder met een actieve beleggingsstijl. Met een breed productassortiment en gespecialiseerde beleggingsteams in zowel Europa, Azië als de Verenigde Staten, heeft zij altijd een passende beleggingsoplossing voor haar klanten. Wereldwijd beheren ruim 1600 medewerkers een vermogen van circa 150 miljard euro (per 31 december 2010). Robeco is onderdeel van de Rabobank Groep; wereldwijd de enige niet-publieke bank met de hoogste kredietwaardigheidsbeoordeling van particuliere banken.

De uitdaging: inkoop stroomlijnen
Robeco koopt op grote schaal ICT- en facilitaire producten in en werkt ook veelvuldig met extern personeel. In het kader van een efficiëntere bedrijfsvoering viel er op inkoopgebied een paar jaar terug nog het nodige te verbeteren. Doordat lijnmanagers zelf contracten konden afsluiten met leveranciers, verliep het inkoopproces niet bepaald gestroomlijnd. Er waren een groot aantal contracten in omloop, die allemaal door verschillende medewerkers en afdelingen beheerd werden: een tijdrovend en kostbaar proces. En doordat niet iedereen binnen Robeco met optimale contracten werkte, waren de inkoopkosten ook onnodig hoog.

Centrale inkoopafdeling
De wens groeide om het inkoopbeleid professioneler in te richten en de inkoopkosten terug te brengen. Het opzetten van een goed contractmanagementsysteem was hierbij een belangrijke voorwaarde. Jochem Gottmers, Vice President Purchasing & Facilities: “We wilden naar een situatie waarbij iedereen binnen Robeco zoveel mogelijk gebruik maakt van dezelfde leveranciers- en contractinformatie. Hiertoe dienden alle belangrijke inkoopbeslissingen voortaan via één centrale inkoopafdeling te lopen.” Inmiddels is dit realiteit: Gottmers geeft leiding aan een team van 3 inkoopspecialisten en 2 administratieve medewerkers. De centrale inkoopstrategie heeft al zijn vruchten afgeworpen. Zo zijn de inkoopuitgaven sinds 2008 gedaald met 20%, is het aantal leveranciers teruggebracht van 1800 naar 1200 en het aantal facturen afgenomen met 50%. ICT heeft hierbij een ondersteunende rol gespeeld. 

Beheer van leveranciers en contracten
“Toen we gingen kijken welke ICT-oplossing onze centrale inkoopfunctie het beste kon ondersteunen, kwamen we uit op Esize”, vertelt Gottmers. “Het mooie van deze oplossing is dat je met verschillende modules werkt, maar dat het toch een compleet systeem is. De oplossing helpt ons onder meer om onze leveranciers en contracten te beheren. Alle relevante informatie over leveranciers en contracten is nu altijd en overal voor iedereen beschikbaar in een centrale database. Hierdoor wordt altijd de meest recente versie van een contract gebruikt en vinden bestellingen plaats conform de juiste voorwaarden. De oplossing helpt ons ook bij het beoordelen van onze leveranciers op hun prestaties, aan de hand van Key Performance Indicatoren. Een ander voordeel is dat het systeem ons automatisch en tijdig attendeert op belangrijke data, bijvoorbeeld wanneer een contract afloopt. Hierdoor zijn we nooit meer te laat met opzeggen en worden contracten niet ongewenst verlengd.”

Online oplossing
“Een groot voordeel van de oplossing is dat deze online bereikbaar is, zodat wij zelf niet de zorgen hebben over het beheer en onderhoud. De oplossing draait volledig bij Esize en heeft hierdoor weinig impact op onze ICT-infrastructuur.

Digitaal inhuurproces
Het inhuren van extern personeel stroomlijnt Robeco ook met Esize. Gottmers: “Wij huren veel externe medewerkers in, dus dat betekent ook dat er veel contracten, urenbriefjes en facturen in omloop zijn. Doordat het volledige inhuurproces, van het selecteren van personeel tot de uitbetaling van hun uren, nu volledig geautomatiseerd verloopt, scheelt ons dat een hoop tijd en administratieve handelingen. We besparen ook op indirecte kosten, doordat het fysiek ondertekenen van contracten en urenbriefjes niet meer nodig is. Dat gaat nu allemaal digitaal via vastgestelde workflows.”

Toegevoegde waarde leveren
Gottmers vindt het belangrijk dat zijn inkoopteam iedere dag weer toegevoegde waarde levert aan de interne organisatie, door het selecteren van de beste leveranciers tegen de meest gunstige voorwaarden. En dat continuïteit hierbij gewaarborgd blijft. Want doordat Robeco hoge eisen stelt aan risicomanagement, stelt zij ook hoge eisen aan haar leveranciers. “Op het moment dat het je lukt om je inkoopproces efficiënt te laten verlopen en de continuïteit met je leveranciers te waarborgen, dan is je inkooporganisatie ‘in control’. Alleen dan draagt dit proces bij aan een effectieve bedrijfsvoering.”