Contract Management

Volledige transparantie en controle bereikt u door leverancierscontracten effectief te beheren en te communiceren. Zo heeft u altijd real-time inzicht in uw verplichtingen. U loopt geen onnodige risico’s en verbetert de samenwerking met leveranciers. En het levert u bovendien geld op. 

 Helder en betrouwbaar inzicht 
 U besteedt veel zorg aan het bedingen van de best mogelijke contractvoorwaarden en condities bij uw leveranciers. Maar worden deze afspraken in de praktijk ook door iedereen optimaal benut? En hoe voorkomt u dat inkopen nog steeds buiten contracten om verlopen? Goed contractbeheer betekent dat u leveranciersafspraken effectief kunt bewaken, registreren en communiceren. Met Esize Contract Management legt u alle leverancierscontracten centraal vast. Het vergroot uw inzicht in alle benodigde contractinformatie, zodat u een betrouwbare basis heeft voor het onderhouden van uw contractenportfolio. Bovendien heeft u altijd real-time inzicht in uw financiële verplichtingen.

Effectief bewaken en beheren
De oplossing maakt het eenvoudig om overeenkomsten op te stellen (onder andere door gebruik van standaard contract templates) en om voorwaarden aan te passen. U kunt contractafspraken bewaken op basis van vastgestelde criteria (Key Performance Indicators) en opzegtermijnen. Het systeem waarschuwt automatisch als een contract gaat aflopen of moet worden aangepast. Zo voorkomt u dat contracten stilzwijgend worden verlengd en dat kan u jaarlijks een flinke besparing opleveren.

Eenvoudig informatie delen
Alle contractinformatie is voor de hele organisatie online beschikbaar. U bepaalt door rechten toe te kennen welke (bedrijfsgevoelige) informatie u deelt met medewerkers. Omdat het een gebruiksvriendelijk systeem is, kan iedereen er gemakkelijk mee werken.

Transparante processen en procedures
Uw contracten vormen de spil van het bestelproces. Door de oplossing te koppelen aan het bestelsysteem gebruikt iedereen altijd de meest recente versie van een contract en hanteert de juiste condities en voorwaarden. Het is zelfs mogelijk om productcatalogi te koppelen aan contractdata. Zo weet u zeker dat contracten optimaal worden benut. Maximale efficiency in contractbeheer bereikt u door de oplossing te gebruiken in combinatie met Esize Procurement.

Elk contract onder controle
De oplossing ondersteunt alle voorkomende contractvormen. Ook terugkerende contractverplichtingen (zoals huur, telefoon- of onderhoudskosten) kunt u ook op een simpele manier in het systeem vastleggen en bewaken. U heeft zo altijd uw financiële verplichtingen met één muisklik inzichtelijk. Dit biedt u niet alleen meer transparantie, maar ook een slimmere en snellere factuurafhandeling.

Voordelen

• Alle leverancierscontracten inzichtelijk in één systeem
• Eenvoudig contractinformatie delen in uw organisatie
• Efficiënte en transparante werkwijze en procedures
• Automatische signalering voorkomt ongewenste contractverlenging
• Effectief monitoren en evalueren van contractafspraken
• Real-time inzicht in uw verplichtingenadministratie
• Integratie met onze sourcing management en procurement-software