Procure to Pay

Procure to Pay staat synoniem voor het optimaliseren van uw operationele inkoopproces, vanaf het moment van de bestelaanvraag tot en met de afhandeling van de factuur. Door controle en inzicht over het volledige proces kunt u veel winst behalen.  

  
Eigenlijk is het niet meer dan logisch om de administratieve processen van inkoop en crediteurenbeheer aan elkaar te koppelen. Vreemd genoeg blijkt dit bij veel organisaties in de praktijk niet het geval. De verantwoordelijkheden tussen de twee afdelingen zijn veelal strikt gescheiden, om redenen van compliancy. Toch is er veel winst te behalen als zij hun administratieve processen laten samenwerken. Dit kan met inzet van onze oplossingen, die alle stappen van het Procure to Pay-proces eenvoudig en effectief ondersteunen.

Stroomlijn uw operationele processen
Inkoop en facturatie zijn in de meeste organisaties complexe processen, met vele adminstratieve handelingen en goedkeuringsmomenten. Door deze processen eenvoudiger te maken en standaardprocedures in te richten, zet u een belangrijke stap in de verdere professionalisering van uw inkoop. Maak het voor iedereen in uw organisatie eenvoudig om bestelaanvragen te doen en de status van bestellingen te volgen in een gebruiksvriendelijk systeem. Tegelijkertijd bent u er zeker van dat uw medewerkers bestellen binnen de vastgestelde procedures, lopende leverancierscontracten en budgetten. Zo voorkomt u aankopen zonder de vereiste autorisatie en budgetcontrole. U versnelt het inkoopproces en houdt het overzicht én de controle.

Efficiënte factuurmatching
Door alle stappen van uw inkoop- en facturatieproces vast te leggen kunt u niet alleen de efficiency vergroten, maar verbetert u ook de kwaliteit van het Accounts Payable proces. De informatie op een inkooporder is de sleutel tot succesvolle interne transacties tussen de inkoopafdeling en financiële afdeling, maar ook voor externe samenwerking met leveranciers. Toegang tot accurate gegevens van inkooporders zorgt dat u deze automatisch kunt matchen met de afleverbon en de factuur, op het moment dat deze worden verwerkt. Een belangrijk winstpunt is dat het autorisatieproces van een order vooraf plaatsvindt, op het moment dat de bestelaanvraag wordt geplaatst. Dus nog voordat een order daadwerkelijk wordt verstrekt. U bepaalt vooraf of er bijvoorbeeld voldoende budget is voor een bestelling. Zo voorkomt u discussie op het moment dat de factuur binnenkomt en een levering niet meer kan worden teruggedraaid. Het resultaat is minder adminstratieve handelingen en kleinere kans op fouten. Bovendien verlaagt u zowel de directe inkoopkosten als de proceskosten voor uw organisatie. 

Flexibel voor organisatie, gebruiker en leverancier
Onze oplossingen werken zoals u werkt. Door de flexibele opzet van het systeem kunt u alle financiële en organisatorische parameters instellen op de werkwijze in uw organisatie. Bovendien kunt u de oplossingen probleemloos koppelen aan de gangbare back office-systemen. U bepaalt de toegang van de gebruikers tot functies in het systeem op basis van zijn of haar rol in het inkoopproces (bijvoorbeeld besteller, budgethouder of leverancier). Met de software kunt u simpel en efficiënt informatie uitwisselen met leveranciers. Bovendien kan elke leverancier eenvoudig aansluiten. Zo kunnen zij online hun aanbod altijd actueel houden en gemakkelijk digitaal orders ontvangen. Dit betekent besparingsvoordelen voor hen en betere inkoopcondities voor u.